+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как написать протокол технического совещания

Одна из священных обязанностей секретаря — подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными. Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Деловое совещание. Алгоритм проведения.

Составляем краткий протокол оперативного совещания

Одна из священных обязанностей секретаря — подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.

Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:.

Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты.

А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:. Помните, что главная задача каждого совещания — обсудить повестку дня и принять по ней решения. Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.

На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:. В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.

Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.

Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить. Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия.

Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма с уведомлением о доставке и прочтении , личного обхода. Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т. Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя Пример 2. На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и или Ф.

В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи нагрудные карточки , на которых следует указать:. Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой.

Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров. Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи рис. Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги.

А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся. На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме — целый день.

Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Если продолжительность совещания превышает астрономический час 60 минут , то необходимо делать перерывы через каждый академический час 45 минут. На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски бутерброды, фрукты, сладости и напитки чай, кофе, соки, минеральную воду и т.

Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду. Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, — тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении.

Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись. Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.

Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса. О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю.

Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет — придется внести коррективы и вновь доложить председателю. После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания Пример 3.

Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания. Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола.

Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол — единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены. В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу. Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности.

Возьмите с собой 2—3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика. Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы. Помимо материалов, подготовленных к совещанию текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др. Подготовьте листы для черновика протокола — их количество зависит от объема повестки дня.

На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня Пример 4. Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей:. Доклад Прохорова П. Доклад Медведева В. Доклад Фоминой К. Предложения Телегина И. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом — возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания.

В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания. На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты. Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений тезисами. Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания.

Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло. В кратком протоколе комментарии обычно не фиксируют. Исключением являются случаи, когда в них содержится важная информация, которая влияет на решения по определенному вопросу.

В этой части протокола коротко и точно запишите принятое решение. Его формулировка должна быть понятной, без двоякого толкования. Например, для совещания на тему строительства нового здания склада этот пункт может выглядеть так:. Голосование может быть открытым или тайным — с использованием специальных программ или бюллетеней. Чистовой вариант протокола составляет секретарь в течение 2—3 дней с момента проведения совещания этот срок должен быть утвержден в инструкции по делопроизводству.

Его оформляют на общем бланке организации или на специально утвержденном бланке протокола этот вариант предпочтительнее. Бланк протокол [2] Пример 5 можно разработать и утвердить отдельным приказом или включить его в состав инструкции по делопроизводству. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

После составления протокола секретарь подписывает его и передает на подпись председателю. Затем протокол необходимо зарегистрировать в журнале реестре регистрации и учета протоколов Пример 6. Нумерация протоколов сквозная в пределах одного календарного года.

Как правильно протоколировать совещания

Протокол совещания — документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим. Открыть и скачать онлайн. Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр. Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в . Рассмотрим еще один пример.

Как организовать совещание и вести протокол

В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье. Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата. Все одинаково понимают итоги встречи, кто и что должен сделать для достижения нужного результата. Обязательность выполнения принятых к выполнению задач - ведь все видели и слышали, что ты обещал сделать задачу в срок. Согласованный и подписанный протокол совещания появляется в лучшем случае на следующий день, а чаще - еще позже. На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач. Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов. Главное — следовать правильной методологии и соблюдать правила игры.

Подготовка совещаний и оформление протокола

Подпишитесь всего за руб. Чек-лист для собеседования. Протокол совещания является разновидностью деловых бумаг, отражающей весь спектр событий, произошедших в рамках собрания персонала компании. Данный вид документа не входит в перечень обязательных для ведения на предприятии, но зачастую он может оказаться довольно полезным. В любой компании регулярно происходят различные совещания.

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Протокол совещания

Информационно-справочные документы. Организационно-распорядительные документы. Объяснительная записка. Протокол — документ , в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.

Протокол совещания: только то, что вам надо о нем знать

Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют — оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений. Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью как правило, раз в неделю и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения. Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др. Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех — пяти дней со дня заседания.

Реквизиты протокола, варианты его оформления и образцы целых документов. Пример 2. В ходе подготовки каждого заседания принято заранее технического совета, протоколы собраний трудового коллектива и т.д.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств документов.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. wadijecfa

    Тарас НАШ ПРЕЗИДЕНТ!